Animer une réunion

Les réunions ne font pas forcément l’unanimité pour elle. Trop de temps perdu en bla-bla inutiles, trop de discours qui n’en finissent plus… À vous de prendre les choses en main et de créer le véritable plaisir de la réunion.

Les deux types de réunions

La rencontre amicale, dont le seul but est de se retrouver pour le plaisir, ne pose pas de problème particulier. Une telle réunion conviviale est essentielle car elle permet aux membres de se retrouver autour de valeurs et de passions communes. Abandonner ce type de réunion, c’est à coup sûr mettre en péril le lien qui unit les adhérents. Ce que le plus grand nombre a souvent du mal à supporter, ce sont les réunions d’information ou de travail. À vous de les rendre agréables en appliquant quelques règles simples.

Les recettes d’un discours réussi

Discours répétitif, ennuyeux, trop long… Nous avons tous assisté à une réunion d’information qui se transforme en calvaire. Tout responsable associatif doit apprendre à préparer un discours et à parler en public sans endormir son auditoire.

Quelques conseils :
• Cherchez avant tout à faire partager les informations ou les idées. Pour rendre vos propos intéressants, vous devez éviter de débiter des phrases avec pour seul objectif d’en finir au plus vite. Laissez parler votre cœur et vos convictions, soyez simple.
• Parlez suffisamment fort et clairement en vous assurant que les personnes les plus éloignées vous entendent distinctement.
• Évitez le jargon technique et agissez en permanence comme si votre auditoire ne connaissait pas bien le sujet. Au besoin, vous distribuerez à la fin de la réunion des fiches techniques réservées aux amateurs.
• Paraissez sûr de vous ! Pour cela, une seule solution : se préparer à l’avance. Pour les plus anxieux, entraînez-vous devant un miroir en profitant de ce petit jeu pour vous roder et mesurer la longueur de votre intervention.
• Ne préparez pas un texte que vous réciterez du début à la fin en respirant le moins possible. Contentez-vous de noter sur une feuille de papier un plan de votre intervention et quelques mots-clés. Vous serez sûr de ne rien oublier et, après quelques hésitations, vous serez bien obligés de vous jeter à l’eau.
• Ne restez pas debout, ne baissez pas les yeux en permanence et ne tournez pas le dos à l’auditoire. Au contraire, soyez en mouvement et regardez les uns et les autres à tour de rôle.
• Bâillements, discussions avec les voisins, petits dessins ou regards tournés vers la fenêtre sont autant de signaux d’alerte auxquels vous devez réagir rapidement. Pour reconquérir votre auditoire, changez d’intonation, déplacez-vous rapidement, haussez la voix ou répétez vos propos.
• Sachez vous arrêter à temps : au-delà de 3/4 d’heure, l’attention générale commencera à baisser.
• Respectez le temps de parole qui vous est imparti. Il n’y a rien de plus agaçant que d’entendre un interlocuteur dire qu’il en a pour cinq minutes et de le supporter trois fois plus de temps, tout en s’excusant.
• Ne répétez pas ce qui a déjà été dit par d’autres personnes. Il faut donc suivre ce que les autres personnes disent, pour rebondir et ne pas se répéter.

Comment animer une réunion ?

Contrairement au cas précédent dont l’objectif est d’apporter des informations, la réunion de prise de décisions implique une participation active de l’ensemble des membres. Il s’agit de prendre des décisions ou d’analyser des problèmes dans le cadre, par exemple, du CA ou d’une réunion de bureau. Pour que cette réunion soit efficace, une bonne préparation sera indispensable. Préférez une fin de journée en semaine à une veille de week-end. Les réunions régulières seront prévues à l’avance et au même endroit. Un ordre du jour, diffusé préalablement à l’ensemble des participants, indiquera la liste et la durée des sujets abordés. L’ordre du jour est indispensable pour gagner en temps et en efficacité. Il doit permettre de cadrer la réunion et à chacun de préparer une intervention sur le dossier qu’il a en charge.

Pour chaque thème, l’animateur doit veiller à toujours utiliser la même trame :
• présentation et rappel des objectifs ;
• état d’avancement par le ou les responsables ;
• questions ;
• gestion des risques ;
• nouveaux objectifs.

Prévoyez une salle, des bouteilles d’eau et du matériel si nécessaire. Un tableau peut être utile pour noter au fur et à mesure les différentes remarques, les idées nouvelles ou les contre arguments. Enfin, une personne doit être chargée de rédiger un compte-rendu.

Agir en finesse. La conduite d’une réunion est un exercice difficile et l’animateur joue un rôle décisif. Il va susciter les débats, favoriser la prise de décisions. L’animateur doit agir en finesse pour faire respecter les délais en laissant chacun s’exprimer, pour finalement aboutir à une décision. Après l’accueil des participants, l’animateur rappellera les enjeux de la réunion et les résultats attendus.

Stimuler le débat. Une fois la discussion engagée, chaque personne doit pouvoir s’exprimer pour éviter les frustrations. Pour stimuler le débat, encouragez l’échange et la critique constructive et résumez les différentes possibilités. Enfin, il faut décider. C’est la phase la plus difficile car les positions divergentes ont pu apparaître et il ne faut vexer personne.
Plusieurs choix sont possibles :
• faire voter les participants ;
• couper la poire en deux ;
• trancher en dernier ressort.
Chacun doit être convaincu que la solution adoptée est la meilleure car tous auront à en mettre en œuvre l’application.

Sachez conclure ! Si, au bout d’une heure, vous n’êtes toujours qu’au premier point de l’ordre du jour qui en compte cinq, c’est qu’il y a un problème. Vous n’avez pas su mener les débats ou vous avez sous-estimé l’ampleur du problème. Une bonne réunion doit durer deux heures au maximum. Après, plus rien de productif ne sort et l’agacement gagne tout le monde.
Le compte-rendu synthétique permettra d’être sûr que tous les participants se sont bien compris.

Les décisions adoptées et les actions à mettre en œuvre y seront rapportées.