Gérer la comptabilité de l'association : être au clair avec les finances !

Avoir une comptabilité claire permet entre autres, de demander une subvention ou un prêt, de signer un bail, de se justifier auprès des services fiscaux. Tenir une comptabilité est devenu une obligation de fait pour la majorité des associations.

Établir un journal de caisse pour suivre les mouvements d’argent

Pour les activités mises en place par l’association (service reprographie, vente de matériel), un journal de caisse est nécessaire pour enregistrer les entrées et les sorties d’argent. Le journal contient un tableau comprenant deux colonnes :
• une colonne indiquant la nature de la transaction (achat de papiers, ventes de photocopies) ;
• une colonne pour indiquer le montant de la transaction précédé du signe « + » s’il s’agit d’un dépôt ou « – » s’il s’agit d’un retrait.

Exemple :
Nature de la transaction                             Montant
Vente de photocopies                                 + 15 €
Achat de papier pour la photocopieuse        – 11 €
Vente d’un guide de l’asso                          + 5 €
Total (en bas de page)                                + 9 €

Régulièrement, le trésorier peut faire la somme de la colonne « montant » qui correspond à la quantité d’argent qui se trouve dans la caisse.

Suivre l’état des comptes au jour le jour

En premier lieu, le trésorier doit tenir un livre comptable qui enregistre de manière basique les entrées et les sorties d’argent.
Toute opération assimilée à une recette (colonne de gauche) ou à une dépense (colonne de droite) apparaît sur ce document. Il faut impérativement que soient précisés la nature, la date, le mode de paiement et la référence de la pièce justificative. Pour reporter correctement les opérations, il faut donc classer et numéroter les pièces comptables correspondantes, par grandes fonctions :
• une pochette pour les cotisations, les subventions ;
• une pochette pour les recettes d’activités (factures clients, relevés de billetterie) ;
• une pochette pour les dépenses (factures fournisseurs) ;
une pochette pour la banque (talons de chéquiers, relevés de banque).

Les colonnes du livre des comptes peuvent être subdivisées ou ventilées suivant les activités et les types de dépenses, ce qui permet de clarifier et de faciliter la lecture des comptes. Enfin, on peut imaginer un livre de compte où les dépenses et les recettes sont rapprochées des données de la banque. Dans la colonne « Banque » figurent les entrées et les sorties de fonds pointées à partir des relevés de compte.

Ce type de gestion permet de débusquer rapidement les dépenses anormales et les recettes en retard, de pointer de part et d’autre les montants et dresser ensuite l’état de ceux qui figurent dans votre comptabilité et pas encore sur votre relevé (parce que le chèque n’a pas été encore débité ou la remise créditée) et inversement ceux qui figurent sur votre relevé de banque et que vous avez omis de mentionner en comptabilité.
Le livre de compte vous donnera ainsi à chaque moment le solde bancaire réel de votre association. Le solde correspond à la différence entre le total des recettes et le total des dépenses.

Le compte de résultat : récapituler l’activité et présenter ses comptes.

En n’enregistrant que les entrées et les sorties d’argent, le livre de compte ne permet pas de visualiser le réel fonctionnement de l’association, de voir la façon dont elle a été gérée, de connaître les points forts et les points faibles.
Devant l’assemblée générale, il faut donc présenter un compte de résultat et un bilan. Le compte de résultat reprend la structure du livre comptable et récapitule :
• d’un côté, les charges : ce que l’association a consommé = l’ensemble des dépenses et aussi les dettes, les cautions, les amortissements ;
• et de l’autre, les produits : ce que l’association a gagné = l’ensemble des recettes et toutes les formes de créances.
Dans le compte de résultat, il y a généralement une comparaison sur deux exercices. Le compte de l’exercice est présenté en équilibre par le jeu du résultat. En effet, l’excédent (placé dans la colonne des charges) ou le déficit (placé dans la colonne des produits), viennent équilibrer le résultat.

Le bilan : pour décrire la situation financière

Le bilan peut être considéré comme la photographie des richesses détenues à un instant T de l’association. Le bilan se présente sous la forme d’un tableau avec :
• le passif : cette partie décrit l’origine des richesses et permet de répondre à la question : « qui a fourni les capitaux ayant permis d’acheter les richesses décrites ? » ;
• l’actif : cette partie décrit les biens possédés par l’association et l’emploi des richesses, en répondant à la question : « quelle utilisation a-t-on fait des capitaux fournis à l’association ? ».
Le total de l’actif est obligatoirement égal au total du passif.

Rédiger des documents de synthèse pour prévoir l’activité

Vous devez connaître les dépenses et les recettes à venir, d’où l’intérêt de mettre en place un budget prévisionnel (BP). Si vous avez un excédent d’argent, il peut être dû au non-encaissement de chèques de fournisseurs ou autre qui se feront quelques semaines après. Alors, si vous ne trouvez pas de nouvelles rentrées d’argent, l’association risque d’être rapidement à découvert. D’où l’utilité de prévoir un plan de trésorerie (PT). Ces outils de gestion vous assureront que les dépenses que vous souhaitez engager seront équilibrées par les recettes, ou vous permettront d’anticiper un défaut de trésorerie (gestion du découvert).

Ouvrir un compte, faire des placements

Pour ouvrir un compte en banque, vous devrez fournir un exemplaire des statuts et le récépissé de préfecture désignant le président et le trésorier. Les associations peuvent ouvrir trois types de comptes :
• le compte sur livret ou épargne qui rapporte 3,5 % d’intérêt par an (plafond : 75 000 €). Les intérêts sont exonérés d’impôts. Les associations ne peuvent souscrire qu’un seul livret net d’impôt ;
• le compte-courant qui ne rapporte pas d’intérêt en général, mais qui est nécessaire pour obtenir un chéquier et/ou une carte bancaire ;
• le compte à terme ou bloqué. Il faut bloquer une somme importante pendant plus de six mois pour obtenir des rémunérations correctes. Il n’y a pas de durée maximale. L’association perçoit chaque année les intérêts, soumis à l’impôt sur les sociétés.

L’association peut effectuer tous types de placements. Pour autant, il faut éviter les placements à risque tels que les actions. En effet, l’action est le titre de propriété d’une entreprise qui représente une partie du capital d’une société commerciale. Si l’entreprise fait des bénéfices, l’association pourra récupérer des dividendes ou voir augmenter la valeur de l’action. À l’inverse, si l’action chute en bourse, on risque de ne pas retrouver sa mise de fonds initiale. Il existe des placements indirects, plus sûrs, et plus rentables, comme les SICAV (Sociétés d’investissement à capital variable). L’association verse une somme à un organisme tiers qui, lui, placera cet argent sur les marchés. Les SICAV sont des professionnels, ils connaissent le marché et savent évaluer le potentiel de gain de certains titres. Les SICAV peuvent ensuite soit distribuer à l’association une part des bénéfices rapportés, soit les bénéfices peuvent être réinvestis. Ces revenus sont exonérés pour les associations, puisqu’il s’agit de dividendes de sociétés françaises.

Le banquier n’est pas votre ennemi !

Techniquement, il n’existe pas de produit bancaire spécifique pour les associations. Mais certains produits s’adaptent particulièrement bien, et seul votre banquier pourra vous orienter. Dès votre prise de fonction, allez à sa rencontre et discuter ensemble de vos besoins en trésorerie, de ses attentes en matière de gestion de compte. Si vous ne savez pas faire un budget prévisionnel ou un plan de trésorerie, demandez conseil à votre banquier.
S’il voit que la gestion est saine et que l’association a les moyens de mettre en place des projets, il peut étudier avec vous des conditions avantageuses de découvert (sans agios !), ou même prévoir un découvert exceptionnel alors que vous êtes en attente d’une subvention qui n’a pas encore été versée (loi Dailly de 1981 sur les problèmes des délais de paiement de subventions pour les associations). Votre banquier peut être un bon conseiller, à condition de ne pas attendre que la situation soit catastrophique pour le solliciter.

La fiscalité des associations

Le régime fiscal des associations est un régime de non-lucrativité entraînant l’exonération des impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés, taxe professionnelle). Toutefois il existe de nombreuses situations d’exception à cette non-imposition.

A priori, une association est à but non-lucratif. Mais son régime fiscal peut être requalifié par l’administration fiscale, ou un tribunal, en association à but lucratif. Elle perd alors ses avantages fiscaux et se retrouve pratiquement avec les astreintes fiscales des sociétés commerciales. Mais elle conserve le statut juridique d’association et donc la capacité juridique restreinte.

La non-imposition est subordonnée au fait que les activités payantes (services, événements…) pouvant être en concurrence avec des entreprises privées doivent notamment respecter la règle des quatre P :
• Public : les services ou les biens vendus doivent toucher un public restreint, ou qui ne peut normalement pas obtenir le même service, par exemple des personnes indigentes, chômeurs, familles monoparentales ou personnes dépendantes ;
• Produits : les produits (biens ou services) ne sont pas disponibles auprès d’entreprises privées ;
• Prix : les prix sont inférieurs à ceux du marché (mais on peut toujours invoquer un motif de différenciation – réelle ou fictive – de la prestation) ;
• Publicité : l’association n’a pas recours à la publicité (la distinction entre publicité et information du public – expression en principe synonyme ! – est pour le moins floue).

Une association qui ne répondrait pas à cette règle des 4 P se verrait requalifiée par l’administration fiscale en organisme à but lucratif, et aurait à payer presque les mêmes impôts que les sociétés.

Autres règles

Pour délimiter le champ d’action entre les associations et les entreprises, déterminer dans quelles mesures une association peut être soumise aux impôts commerciaux, l’administration fiscale a établi un certain nombre de règles applicables depuis la promulgation des lois de finances 2000 et 2002. Les associations sans but lucratif qui exercent une activité lucrative accessoire bénéficient d’une exonération d’impôts commerciaux à condition que le montant de leurs recettes commerciales accessoires n’excède pas 60 000 €.

Cette mesure qui va dans le sens d’une simplification fiscale, permet à une association retirant des recettes accessoires de la vente d’articles divers, réalisée par des bénévoles, d’être exonérée d’impôts commerciaux. Par ailleurs, afin de simplifier la gestion du paiement de l’impôt sur les sociétés, l’obligation pour les associations de verser des acomptes est supprimée dès lors que le chiffre d’affaires de l’année précédente reste inférieur à 84 000 €.

Certaines personnes (y compris dans des administrations chargées de conseiller les particuliers) considèrent parfois que la constitution d’une association permet de "tester" une activité avant de fonder une entreprise (l’association serait donc un "ballon d’essai") ; cela n’est pas toujours vrai, l’association serait soumise à :
• l’impôt sur les sociétés en cas de bénéfice ;
• un impôt forfaitaire annuel si son chiffre d’affaire dépasse 76 224 € ;
• la TVA si son chiffre d’affaire dépasse 76 224 € pour la vente de biens, de prestations de restauration ou d’hébergement, ou 26 680 € pour toute autre activité de services ;
• la taxe professionnelle, sauf franchise de 38 112 €.

L’entreprise créée ultérieurement ne pourrait pas récupérer de façon simple - légalement - l’activité de l’association (et notamment pas le matériel). Une association ne fait pas de bénéfices ; elle a tout au plus un résultat d’exploitation positif. La différence importante est que celui-ci ne peut en aucun cas être distribué à l’ensemble ou à une partie de ses membres.
Les dons à une association reconnue d’intérêt général sont déductibles du revenu imposable dans la limite d’un pourcentage de ce revenu fixé par la loi fiscale de chaque année.

Une association ayant un employé se voit automatiquement inscrite au registre Siren (tenu par l’Insee) par le Centre de formation des entreprises (CFE) des impôts, et se voit donc attribuer un numéro Siren ; les associations payant des impôts ou recevant des subventions de l’État doivent demander cette inscription auprès du CFE. À terme, il est probable que toutes les associations reçoivent un numéro Siren en raison de la mise en place du fichier national informatique Waldec.

Employer un salarié pour votre association

Comptabilité, fiscalité, aides à l’emploi, communication, multimédia… la gestion d’une association nécessite de plus en plus de temps et de compétences. Résultat : on estime qu’environ 120 000 associations emploient 1,3 million de salariés. Alors pourquoi pas vous ?

Qu’est-ce qu’un salarié ?

Cette question peut apparaître sans intérêt, mais elle revêt pourtant une importance toute particulière pour l’association où bénévoles, salariés, stagiaires et prestataires de services se côtoient. Les statuts de chacun impliquent à chaque fois des obligations sociales, comptables et fiscales différentes. Il est donc essentiel de connaître les facteurs qui, aux yeux des administrations (impôts, URSSAF…) définissent le salarié.

Pour qu’une personne soit considérée comme salarié, même en l’absence de contrat de travail, elle doit réunir trois conditions qui caractérisent une dépendance économique (salaire en contrepartie d’un travail) et une dépendance juridique (lien de subordination) :
• fournir effectivement un travail au profit de l’association ;
• percevoir une rémunération en contrepartie de ce travail, que cette rémunération soit qualifiée de salaire, de prime ou de vacation ;
• être sous la subordination juridique de l’employeur, c’est-à-dire qu’elle accomplit son travail sous les ordres et directives d’un employeur qui a le pouvoir d’en contrôler l’exécution et d’en sanctionner les manquements.

Dirigeants et bénévoles ne sont pas des salariés !

La notion de bénévolat implique le fait de participer à la gestion ou à l’animation d’une association à titre gracieux, sans versement d’aucune contrepartie financière, en espèce ou en nature.
L’association doit donc faire preuve de la plus grande prudence lorsqu’elle fait bénéficier ses bénévoles d’avantages en nature (repas, véhicules, portables, cadeaux et dotations diverses…) qui pourraient être considérés comme des éléments de rémunération.
Les bénévoles peuvent être remboursées de l’avance de frais pour le compte de l’association (déplacements, représentations). Mais ces frais doivent être remboursés « au franc le franc » ou « à l’euro l’euro ».

Le prestataire de service n’est pas un salarié

De nombreuses associations font appel de façon ponctuelle à des travailleurs indépendants : cabinets comptables, avocats, graphistes, concepteurs de site Internet, imprimeurs, etc. Or, s’il y a bien accomplissement d’un travail et versement d’une rémunération, il n’y a pas, contrairement au cas du salarié, de lien de subordination. Les travailleurs indépendants commerçants ou non, sont affiliés à l’URSSAF, immatriculés au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers. Lorsque l’association règle ces travailleurs, elle doit au préalable réclamer une facture correspondant à leur prestation.

Où trouver un salarié ?

Il existe de nombreuses façons de recruter un nouveau salarié :
• l’ANPE (Agence nationale pour l’emploi) ;
• l’APEC (Agence pour l’emploi des cadres) ;
• les petites annonces dans les journaux généralistes ou spécialisés ;
• un cabinet de recrutement à condition d’y mettre le prix (commission calculée en fonction du salaire du candidat recherché) ;
• les candidatures spontanées ;
• le bouche à oreille et les réseaux de relations.

La sélection des candidats

Attention, lors de la sélection des candidats, l’employeur est libre de choisir la personne la plus adéquate au poste proposé. Trois règles assurent la protection du candidat pour limiter les abus :
• la pertinence des informations demandées : l’employeur peut obtenir des informations lui permettant d’apprécier la capacité du candidat à occuper le poste ou sur ses compétences professionnelles. Elles doivent donc présenter un lien direct avec les aptitudes et les compétences recherchées ;
• la loyauté dans la collecte des informations : il ne peut obtenir des informations sans en informer préalablement le candidat (exemple : contacter l’ancien employeur du candidat) ;
• l’interdiction des discriminations : il ne peut pas rejeter des candidatures pour des motifs discriminatoires.

Une fois le candidat sélectionné, l’association peut rédiger une promesse d’embauche qui doit contenir la date précise d’embauche, le poste de travail, le lieu, le salaire. Si l’employeur ne donne pas suite à la promesse d’embauche, il doit réparer le préjudice subi par le salarié.

Suivant, cliquez içi