Les postes et responsabilités dans l'association

La notion de dirigeant d’association

Les textes législatifs sont assez évasifs à ce sujet, dans la mesure où la loi du 1er juillet 1901 laisse l’entière liberté aux membres fondateurs de l’association de déterminer, dans les statuts, le nombre de dirigeants, leurs pouvoirs, leur mode de désignation. La seule obligation est de déclarer à la préfecture « les noms, situations professionnelles, adresses et nationalités de ceux qui, à titre quelconque, sont chargés de l’administration ou de la direction de l’association ». Les dirigeants de droit sont en fait les personnes qui ont été désignées par les statuts pour agir au nom de l’association.
Exemple : les membres du bureau, président, trésorier, secrétaire, mandatés par le CA et l’AG pour mener la politique de l’association.

À côté des dirigeants de droit de l’association, la qualité de dirigeants « de fait » peut être attribuée à des personnes, qui, sans être investies statutairement d’une fonction dirigeante, assument dans les faits les fonctions de direction. Dans son instruction du 19 février 1999, l’administration fiscale définit les dirigeants de fait comme « des personnes qui remplissent des fonctions normalement dévolues aux dirigeants de droit, qui exercent un contrôle effectif et constant de l’association et qui en définissent les orientations. »
Exemple : un étudiant adhérent veut publier le journal de l’association. Il ne fait pas parti du bureau, car il n’a pas été élu. Il peut diriger la rédaction et la mise en pages du journal, après validation du bureau. Il devient un dirigeant de fait.
Exemple : si votre association a un ou plusieurs salariés, ils peuvent être appelés, dans le cadre de leur attribution, à prendre une ou plusieurs décisions qui peuvent engager la responsabilité de l’association.

Toute activité exercée individuellement ou collectivement dans le cadre de l’association peut donc engager, de façon non exclusive et selon les différents cas de figure, les responsabilités : de l’association en tant que personne morale, du dirigeant de droit, du dirigeant de fait.

Le poste de président

En tant que représentant de l’association mandaté par l’assemblée générale, le président est la personne qui a le plus de responsabilités dans l’association. De nombreuses décisions sont prises au nom du président. À chaque fois, celui-ci engage sa responsabilité personnelle et celle de l’association.
Le président a de très nombreuses missions dans l’association.
• Il doit veiller à l’application des décisions du CA ou de l’AG : mettre en place les actions ou du moins les coordonner.
• Il est appelé à représenter l’association auprès des partenaires, à communiquer en son nom dans la presse, les médias, vers les adhérents.
• Il peut agir en justice ou défendre les intérêts de l’association.
• Il doit veiller à la bonne marche de l’association : administration, logistique, moyens humains, gestion de l’équipe.
• Il assure la tenue des réunions (réunions de bureau, CA, AG), mène les débats.
• Il peut superviser les tâches du trésorier (présentation des comptes) et du secrétaire (tenu du registre spécial).
• Il peut être directeur de publication du journal : il se porte garant des propos tenus par l’association.

Le poste de trésorier

Le trésorier est le responsable des finances et des comptes. Il n’est pas un simple caissier ou comptable.
Excepté le fait que c’est un associatif comme tout le monde, le trésorier :
• est le responsable de la politique financière définie par la direction de l’association ;
• trace les objectifs des dépenses à engager pour réaliser le programme d’activité ;
• propose les objectifs à atteindre au plan des ressources (entrée d’argent) ;
• établit le budget prévisionnel et soumet les choix à faire à toute l’équipe

Une fois les décisions prises, il conduit le budget et favorise la prise de responsabilité de tous. Cette responsabilité exige une certaine méthode, de la rigueur et quelques capacités à la comptabilité.
Ses missions sont relatives aux finances de l’association.
• Il est le gestionnaire responsable des fonds de l’association.
• Il est garant de la gestion comptable de l’association : il assure la tenue des livres de comptes (dépenses-recettes).
• Il se préoccupe des rentrées financières : les adhésions, les cotisations, les subventions et les services.
• Il effectue les opérations de dépenses définies sous la responsabilité de la direction : remboursement des frais, règlement des factures.
• Il assure la relation entre l’association et le banquier.
• Il présente périodiquement au bureau la situation financière : les fonds disponibles, dépenses à engager, les recettes à pourvoir.
• Il assure les relations éventuelles avec le trésorier de la fédération à laquelle l’association est adhérente.
• Il établit le rapport financier annuel pour le soumettre à l’assemblée générale.

Le poste de secrétaire

Le secrétariat est un des postes ingrats de l’association. À ceux qui pensent qu’il s’agit seulement de prendre des notes lors des réunions, ils se trompent ! S’il ne requiert pas de connaissances particulières, il demande beaucoup de rigueur et de discipline. Les missions du secrétaire sont très nombreuses et très contraignantes. Pourtant, la fonction est une des plus intéressante et valorisante, car le secrétaire est la mémoire de l’association, il connaît la vie de l’association, et est en contact direct avec les adhérents.

Les missions du secrétaire sont de :
• connaître et faire appliquer les statuts de l’association : veiller au respect du cadre légal prévu par les statuts ;
• communiquer en préfecture dans un délai de 3 mois à partir de la date de l’AG toutes modifications dans l’administration ou les statuts de l’association ;
• tenir à jour le Registre spécial (article 5 de la loi 1901) ;
• informer les membres de l’association de la tenue de réunion : planifier et organiser les réunions de l’association ;
• faire un compte-rendu des réunions : prendre des notes pour constituer le compte-rendu et faire le lien avec les décisions passées, veiller aux respects des statuts et être prêts à répondre en cas de problème ;
• tenir le fichier des adhérents à jour : archiver les fiches d’adhésion et constituer un fichier ;
• archiver et classer tous les documents utiles à la vie de l’asso.

La notion de responsabilité dans l’association

Comme toute personne, l’association est responsable de ses actes et de ceux de ses membres dans l’exercice de cette qualité. Mais cela n’empêche pas que les dirigeants de l’association peuvent être responsables à titre personnel, lorsqu’une faute de gestion est avérée. Une association est responsable des dommages qu’elle cause dans le cadre de ses activités : cette responsabilité peut être engagée au plan civil ou pénal. La responsabilité civile aboutit à la réparation du dommage causé par le versement de dommages et intérêts. La responsabilité pénale a pour objet de réprimer un comportement jugé dangereux pour la société.

La gestion quotidienne de l'association

Jusqu’en 1993, l’association n’était pas responsable pénalement, ses dirigeants l’étaient pour elle. Le nouveau Code pénal ayant édicté une responsabilité pénale des personnes morales, l’association peut être poursuivie pénalement pour avoir commis une infraction. La peine s’échelonne alors de l’amende à la dissolution. La responsabilité pénale de la personne morale n’exclut pas celle des dirigeants.

La responsabilité civile du dirigeant

Le dirigeant est en principe titulaire d’un mandat qui lui est confié. Ainsi, la faute commise par un dirigeant dans l’exercice de ses fonctions engage en principe la responsabilité civile de l’association, sauf :
• s’il n’a pas agi au nom et pour le compte de l’association ;
• s’il est sorti du cadre de l’objet initial de l’association ;
• s’il est sorti de ses attributions ;
• s’il a commis une faute particulièrement grave.

La responsabilité civile personnelle d’un dirigeant peut donc être engagée :

• envers l’association. Il est responsable de l’exécution des missions qui lui sont confiées en vertu des statuts ou de celles qui lui sont déléguées par le conseil d’administration ou l’assemblée générale. Il est également responsable de la surveillance des missions qu’il délègue ;
• envers les tiers. Le dirigeant de l’association engage sa responsabilité personnelle vis-à-vis des tiers s’il outrepasse les missions qui lui sont confiées dans le cadre de son mandat.

La responsabilité pénale

La responsabilité pénale d’une personne physique ou d’une personne morale peut être engagée dès lors que le code pénal prévoit que le manquement à une loi ou un règlement est constitutif d’une infraction. Dans ce cas, la responsabilité personnelle du dirigeant ne peut être mise en jeu que s’il a lui même commis une faute. Toutefois le code pénal prévoit que « la responsabilité pénale des personnes morales n’exclut pas celle des personnes physiques auteurs ou complices des mêmes faits » (article 121-2). Le cumul des responsabilités pénales est donc une possibilité établie.
La responsabilité pénale n’est pas transférable et, par conséquent, ne peut être couverte par une assurance, quelle qu’elle soit. L’association doit donc assumer les conséquences des infractions qu’elle a commises. Une assurance peut toutefois offrir des garanties qui permettront à l’association d’être accompagnée dans le circuit judiciaire.

La responsabilité financière

En cas de faillite de l’association, les dirigeants peuvent être amenés à combler le passif de leurs propres deniers si un tribunal établit qu’ils ont commis des fautes de gestion à l’origine du déficit de l’association. Dans ce cas, la faute engage la responsabilité personnelle de celui qui l’a commis, qu’il soit dirigeant de droit ou de fait. La Cour de cassation précise en outre que si la responsabilité financière d’un dirigeant de fait est avérée, elle n’exclut pas la responsabilité propre du dirigeant de droit qui lui a confié la mission, puisque l’abandon de ses prérogatives constitue une faute.

La responsabilité politique

Les élus associatifs sont responsables politiquement devant l’assemblée générale. Cette responsabilité est liée le plus souvent à la conduite politique de l’association et aux choix stratégiques. Cette responsabilité est fortement subjective, puisqu’elle est liée à l’interprétation des actes commis par les élus durant leur mandat,

par les adhérents.
Une fois en place et tout au long de l’année, les membres du bureau devront assurer la gestion quotidienne de l’association, veiller à son bon fonctionnement et à la mise en place des projets. Un certain nombre de tâches sont obligatoires, d’autres sont nécessaires pour le bon déroulement de l’association.

L'accueil dans vos locaux et au téléphone : faites bonne impression

La première impression que laissera votre association sera souvent déterminante. Pour les adhérents, vos partenaires ou la presse, ce premier contact se fera souvent dans vos locaux ou au téléphone. Un accueil mal organisé peut produire un effet désastreux sur votre image. Quelques idées simples et peu coûteuses permettent de s'affranchir de ce risque.

L’accueil dans vos locaux

Vos visiteurs prennent la peine de se déplacer : facilitez-leur la tâche pour qu’ils parviennent sans encombre jusqu’à votre adresse. Si l’accès n’est pas facile, prévoyez une signalétique pour indiquer la direction à suivre (bâtiments, couloirs…).
Vous pouvez prévoir des chaises confortables, installées dans un cadre plaisant. Disposez sur une petite table quelques revues et des plaquettes de votre association.
Ne laissez pas vos visiteurs sans nouvelles : informez-les d’un éventuel léger retard ! Si l’attente se prolonge, faites en sorte que ce contretemps soit le moins désagréable possible. Offrez-leur, par exemple, une boisson et parlez avec votre visiteur.

L’accueil au téléphone

Standard saturé, téléphone occupé ou sonnant dans le vide… Le premier contact téléphonique, s’il se passe mal, peut laisser une très mauvaise impression.
Quelques conseils :
• ne laissez pas sonner trop longtemps : décrochez avant la 3e sonnerie ;
• limitez les bruits extérieurs, musiques, bruits de travaux et de conversations… ;
• présentez-vous en indiquant à votre interlocuteur votre nom ou celui de l’asso ;
• parlez clairement, calmement et doucement ;
• restez courtois en toutes circonstances.

En cas d’attente avant le transfert à la personne demandée :
• expliquez que le poste est occupé et proposez de patienter quelques instants ;
• choisissez une musique d’attente personnalisée
• au-delà de deux minutes d’attente, proposez à la personne de rappeler plus tard ou prenez un message.

Idée !

Le prix d’un standard avec quelques lignes entrantes et sortantes atteint rapidement les 1 500 €. Si cet investissement est trop important, utilisez un seul poste avec plusieurs combinés pour un numéro. Un répondeur gérant les appels reçus en dehors des heures de permanence peut être d’une aide précieuse. Prévoyez un message court où vous indiquerez les heures d’ouverture et éventuellement un numéro d’urgence (portable, adresse mail) et un numéro de fax. Pour avoir un secrétariat efficace, prévoyez aussi un ordinateur relié à Internet et un modem au réseau téléphonique pour gérer les envois et les réceptions de fax et enregistrer les messages.

L'organisation du secrétariat : au coeur de la vie de l'association

Tout au long de l’année, le secrétaire de l’association doit veiller à accomplir un certain nombre de tâches obligatoires ou indispensables, sans lesquels l’association ne peut pas correctement fonctionner.

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